Tips memilih dan menata meeting room
Meeting room atau ruang pertemuan adalah bagian penting
dari pekerjaan yang berkaitan dengan kantor. Ruang pertemuan memiliki banyak
fungsi misalnya untuk rapat, acara khusus perusahaan atau instansi dan seminar.
Ketika intansi kantor anda sudah memiliki ruang pertemuan maka anda dan team
yang ditugasi untuk menyiapkan ruangan tinggal menata ruang yang tersedia.
Namun apabila acara yang akan dilangsungkan ternyata membutuhkan kapasitas yang
lebih besar atau jika intansi anda belum memiliki ruang pertemuan yang memadai
maka solusinya adalah menyewa suatu ruang pertemuan. Banyak hal yang harus
dipertimbangkan ketika memilih ruang pertemuan yang akan disewa. Pertimbangan
seperti dana, lokasi dan banyaknya peserta dalam pertemuan itu adalah beberapa
factor penting yang mesti dipikirkan sebelum memutuskan untuk menyewa ruang
pertemuan.
Anda tentu mengharapkan acara berjalan dengan baik dan lancar, maka persiapan
yang matang haruslah dilakukan. Banyak faktor dapat menyebabkan gagalnya suatu
acara. Dalam praktik sehari-hari terkadang terjadi situasi seperti salah
komunikasi jadwal acara antara penyelanggara dengan penyedia ruang pertemuan,
kesalahan teknis alat-alat elektronik saat acara berlangsung, biaya tambahan
yang belum anda ketahui apabila menggunakan fasilitas tertentu dan kemacetan
lalu lintas di jalan menuju akses lokasi pertemuan sehingga menyulitkan peserta
yang akan mendatangi acara.
Banyaknya pertimbangan dalam memilih ruang rapat bisa membuat anda bingung.
Berikut ini disajian beberapa tips yang dapat anda pelajari sebelum mnentukan
pilihan ruang pertemuan mana yang akan anda gunakan untuk acara intansi atau
perusahaan anda:
Pertimbangan budget
Budget yang disediakan
untuk menyewa ruang pertemuan biasanya sudah dialokasikan secara telak oleh
staf keuangan. Sehingga di dalam memilih ruang pertemuan haruslah dibawah dari
anggaran yang ditentukan. Carilah beberapa referensi harga yang ditawarkan
penyedia ruang pertemuan, kemudian bandingkan satu sama lainnya berikut
fasilitas dan lokasi yang ditawarkan. Tanyakan juga secara detail biaya-biaya
tambahan yang mungkin akan dikenakan apabila ada fasilitas tertentu yang
digunakan selama acara. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi tagihan yang
melebihi estimasi yang dilakukan sebelumnya. Pastikan segala hal yang
dibayarkan dan harganya tertera dalam perjanjian pemesanan meeting room yang anda lakukan.
Lokasi ruang pertemuan
Lokasi adalah juga
faktor penting dalam memilih ruang pertemuan. Anda tentu tidak ingin
menyulitkan peserta yang menghadiri pertemuan menempuh jarak terlalu jauh.
Akses menuju lokasi di jam-jam sibuk apakah biasanya macet atau tidak juga
harus dipikirkan. Kesulitan mengakses lokasi pertemuan dapat menghabiskan waktu
peserta sehingga meningkatkan kemungkinan peserta datang terlambat. Acara juga
bisa menjadi molor waktunya, tentunya hal ini akan tidak efisien.
Fasilitas yang
disediakan penyedia ruangan
Fasilitas sangat
penting dalam mendukung suksesnya acara. Buatlah daftar sedetail mungkin
fasilitas yang dibutuhkan dan komunikasikan dengan pihik penyedia ruangan.
Tanyakan kepada penyedia ruangan apakah misalnya mereka menyediakan
peralatan elektronik pengeras suara, air minum, proyektor, papan tulis dan lain
sebagainya. Jika ada fasilitas yang tidak disediakan pihak penyedia ruang, anda
harus mencari tempat untuk menyawa alat yang masih diperlukan
Peserta yang hadir
Siapakah peserta yang
akan menghadiri acara anda harus juga menjadi pertimbangan. Ruang pertemuan
untuk peserta para karyawan kantor dapat menggunakan ruang yang tidak terlalu
mahal namun tetap nyaman dan mendukung. Sedangkan apabila acara dilangsungkan
untuk dihadiri direktur dan para jajaran direksi perusahaan, biasanya
menggunakan ruangan yang lebih mewah. Kemudian jumlah peserta dengan kapasitas
ruangan harus sesuai, pastikan jumlah kursi yang disediakan saat acara tidak
kurang untuk peserta dan penyelenggara acara. Juga jangan sampai terjadi
desak-desakkan karena ruang yang terlalu sempit dengan peserta yang melebihi
kapasitas ruang. Ruangan yang terlampau lebar padahal peserta acar hanya
sedikit akan memboroskan biaya. Daftar peserta yang diundang harus sudah atau
paling tidak mendekati fix sebelum memesan ruang pertemuan. Hal ini akan
memudahkan pengambilan keputusan dalam memilih ruang pertemuan yang akan
disewa.