Meeting room atau ruang pertemuan adalah bagian penting dari pekerjaan yang berkaitan dengan kantor. Ruang pertemuan memiliki banyak fungsi misalnya untuk rapat, acara khusus perusahaan atau instansi dan seminar. Ketika intansi kantor anda sudah memiliki ruang pertemuan maka anda dan team yang ditugasi untuk menyiapkan ruangan tinggal menata ruang yang tersedia. Namun apabila acara yang akan dilangsungkan ternyata membutuhkan kapasitas yang lebih besar atau jika intansi anda belum memiliki ruang pertemuan yang memadai maka solusinya adalah menyewa suatu ruang pertemuan. Banyak hal yang harus dipertimbangkan ketika memilih ruang pertemuan yang akan disewa. Pertimbangan seperti dana, lokasi dan banyaknya peserta dalam pertemuan itu adalah beberapa factor penting yang mesti dipikirkan sebelum memutuskan untuk menyewa ruang pertemuan.
Anda tentu mengharapkan acara berjalan dengan baik dan lancar, maka persiapan yang matang haruslah dilakukan. Banyak faktor dapat menyebabkan gagalnya suatu acara. Dalam praktik sehari-hari terkadang terjadi situasi seperti salah komunikasi jadwal acara antara penyelanggara dengan penyedia ruang pertemuan, kesalahan teknis alat-alat elektronik saat acara berlangsung, biaya tambahan yang belum anda ketahui apabila menggunakan fasilitas tertentu dan kemacetan lalu lintas di jalan menuju akses lokasi pertemuan sehingga menyulitkan peserta yang akan mendatangi acara.
Banyaknya pertimbangan dalam memilih ruang rapat bisa membuat anda bingung. Berikut ini disajian beberapa tips yang dapat anda pelajari sebelum mnentukan pilihan ruang pertemuan mana yang akan anda gunakan untuk acara intansi atau perusahaan anda:
Pertimbangan budget
Budget yang disediakan untuk menyewa ruang pertemuan biasanya sudah dialokasikan secara telak oleh staf keuangan. Sehingga di dalam memilih ruang pertemuan haruslah dibawah dari anggaran yang ditentukan. Carilah beberapa referensi harga yang ditawarkan penyedia ruang pertemuan, kemudian bandingkan satu sama lainnya berikut fasilitas dan lokasi yang ditawarkan. Tanyakan juga secara detail biaya-biaya tambahan yang mungkin akan dikenakan apabila ada fasilitas tertentu yang digunakan selama acara. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi tagihan yang melebihi estimasi yang dilakukan sebelumnya. Pastikan segala hal yang dibayarkan dan harganya tertera dalam perjanjian pemesanan meeting room yang anda lakukan.
Lokasi ruang pertemuan
Lokasi adalah juga faktor penting dalam memilih ruang pertemuan. Anda tentu tidak ingin menyulitkan peserta yang menghadiri pertemuan menempuh jarak terlalu jauh. Akses menuju lokasi di jam-jam sibuk apakah biasanya macet atau tidak juga harus dipikirkan. Kesulitan mengakses lokasi pertemuan dapat menghabiskan waktu peserta sehingga meningkatkan kemungkinan peserta datang terlambat. Acara juga bisa menjadi molor waktunya, tentunya hal ini akan tidak efisien.
Fasilitas yang disediakan penyedia ruangan
Fasilitas sangat penting dalam mendukung suksesnya acara. Buatlah daftar sedetail mungkin fasilitas yang dibutuhkan dan komunikasikan dengan pihik penyedia ruangan. Tanyakan kepada penyedia ruangan apakah misalnya mereka menyediakan peralatan elektronik pengeras suara, air minum, proyektor, papan tulis dan lain sebagainya. Jika ada fasilitas yang tidak disediakan pihak penyedia ruang, anda harus mencari tempat untuk menyawa alat yang masih diperlukan
Peserta yang hadir
Siapakah peserta yang akan menghadiri acara anda harus juga menjadi pertimbangan. Ruang pertemuan untuk peserta para karyawan kantor dapat menggunakan ruang yang tidak terlalu mahal namun tetap nyaman dan mendukung. Sedangkan apabila acara dilangsungkan untuk dihadiri direktur dan para jajaran direksi perusahaan, biasanya menggunakan ruangan yang lebih mewah. Kemudian jumlah peserta dengan kapasitas ruangan harus sesuai, pastikan jumlah kursi yang disediakan saat acara tidak kurang untuk peserta dan penyelenggara acara. Juga jangan sampai terjadi desak-desakkan karena ruang yang terlalu sempit dengan peserta yang melebihi kapasitas ruang. Ruangan yang terlampau lebar padahal peserta acar hanya sedikit akan memboroskan biaya. Daftar peserta yang diundang harus sudah atau paling tidak mendekati fix sebelum memesan ruang pertemuan. Hal ini akan memudahkan pengambilan keputusan dalam memilih ruang pertemuan yang akan disewa.
Penataan ruang pertemuan
Setelah anda sudah menemukan gedung mana yang akan anda sewa maka kini tinggal merencanakan bersama pihak gedung tersebut mengenai penataan ruang pertemuan. Peserta dan jenis acara harus menjadi pertimbangan dalam menata meeting room.
No comments:
Post a Comment