Meeting room atau ruang pertemuan
adalah bagian penting dari pekerjaan yang berkaitan dengan kantor. Ruang
pertemuan memiliki banyak fungsi misalnya untuk rapat, acara khusus perusahaan
atau instansi dan seminar. Ketika intansi kantor anda sudah memiliki ruang
pertemuan maka anda dan team yang ditugasi untuk menyiapkan ruangan tinggal
menata ruang yang tersedia. Namun apabila acara yang akan dilangsungkan
ternyata membutuhkan kapasitas yang lebih besar atau jika intansi anda belum
memiliki ruang pertemuan yang memadai maka solusinya adalah menyewa suatu ruang
pertemuan. Banyak hal yang harus dipertimbangkan ketika memilih ruang pertemuan
yang akan disewa. Pertimbangan seperti dana, lokasi dan banyaknya peserta dalam
pertemuan itu adalah beberapa factor penting yang mesti dipikirkan sebelum Tips
memutuskan untuk menyewa ruang pertemuan.
Anda tentu mengharapkan acara berjalan dengan baik dan lancar, maka persiapan
yang matang haruslah dilakukan. Banyak faktor dapat menyebabkan gagalnya suatu
acara. Dalam praktik sehari-hari terkadang terjadi situasi seperti salah
komunikasi jadwal acara antara penyelanggara dengan penyedia ruang pertemuan,
kesalahan teknis alat-alat elektronik saat acara berlangsung, biaya tambahan
yang belum anda ketahui apabila menggunakan fasilitas tertentu dan kemacetan
lalu lintas di jalan menuju akses lokasi pertemuan sehingga menyulitkan peserta
yang akan mendatangi acara.
Banyaknya pertimbangan dalam memilih ruang rapat bisa membuat anda bingung.
Berikut ini disajian beberapa tips yang dapat anda pelajari sebelum mnentukan
pilihan ruang pertemuan mana yang akan anda gunakan untuk acara intansi atau
perusahaan anda:
Pertimbangan budget
Budget yang disediakan
untuk menyewa ruang pertemuan biasanya sudah dialokasikan secara telak oleh
staf keuangan. Sehingga di dalam memilih ruang pertemuan haruslah dibawah dari
anggaran yang ditentukan. Carilah beberapa referensi harga yang ditawarkan
penyedia ruang pertemuan, kemudian bandingkan satu sama lainnya berikut
fasilitas dan lokasi yang ditawarkan. Tanyakan juga secara detail biaya-biaya
tambahan yang mungkin akan dikenakan apabila ada fasilitas tertentu yang
digunakan selama acara. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi tagihan yang
melebihi estimasi yang dilakukan sebelumnya. Pastikan segala hal yang
dibayarkan dan harganya tertera dalam perjanjian pemesanan meeting room yang anda lakukan.
Lokasi ruang pertemuan
Lokasi adalah juga faktor
penting dalam memilih ruang pertemuan. Anda tentu tidak ingin menyulitkan
peserta yang menghadiri pertemuan menempuh jarak terlalu jauh. Akses menuju
lokasi di jam-jam sibuk apakah biasanya macet atau tidak juga harus dipikirkan.
Kesulitan mengakses lokasi pertemuan dapat menghabiskan waktu peserta sehingga
meningkatkan kemungkinan peserta datang terlambat. Acara juga bisa menjadi
molor waktunya, tentunya hal ini akan tidak efisien.
No comments:
Post a Comment